Mengapa Locavore Group Memilih Checkly untuk HR Mereka

Tantangan: Mengelola HR di Berbagai Venue

Di Locavore Group, kami mengoperasikan beberapa restoran, lab dapur, dan konsep retail di seluruh Bali. Tim kami telah berkembang menjadi hampir 100 orang — chef, staf front-of-house, porter dapur, manajer, dan staf administratif tersebar di berbagai lokasi, masing-masing dengan jadwal dan ritme operasional mereka sendiri.

Selama bertahun-tahun, proses HR kami dipertahankan oleh patchwork spreadsheet, grup WhatsApp, dan pelacakan manual. Hanya penjadwalan saja yang menghabiskan berjam-jam setiap minggu. Saya akan membangun roster shift di Google Sheets, membagikannya melalui WhatsApp, menjawab pertanyaan tentang siapa yang bekerja kapan, dan kemudian secara manual merekonsiliasi kehadiran di akhir setiap periode pembayaran. Kesalahan sering terjadi dan beban administratif terus berkembang seiring dengan kami.

Apa Yang Kami Butuhkan

Ketika kami mulai mencari solusi, kami memiliki gambaran jelas tentang apa yang kami butuhkan. Pertama dan terutama, itu harus menangani kompleksitas penjadwalan perhotelan — kami tidak memiliki shift sederhana 9-ke-5. Tim dapur kami mulai pada jam 6 pagi, front-of-house tiba pada jam 10 pagi, dan beberapa acara berjalan hingga tengah malam. Jadwal berubah mingguan dan berbeda menurut departemen dan venue.

Kami juga membutuhkan pelacakan kehadiran yang andal. Di industri restoran, mengetahui kapan pasti staf tiba dan pergi bukan hanya tentang akurasi penggajian — ini tentang perencanaan operasional. Jika seorang sous chef terlambat untuk persiapan pagi, seluruh layanan makan siang dapat terpengaruh. Kami membutuhkan visibilitas real-time, bukan laporan akhir hari.

Manajemen cuti adalah poin nyeri lainnya. Melacak hari sakit, permintaan liburan, dan shift swap di hampir 100 orang menggunakan spreadsheet bersama tidak berkelanjutan. Staf akan mengirim pesan kepada manajer mereka di WhatsApp, manajer kadang-kadang lupa memperbarui lembar, dan di akhir bulan kami akan memiliki catatan yang bertentangan.

Akhirnya, kami membutuhkan sesuatu yang benar-benar berfungsi untuk tim kami di lapangan. Banyak staf kami tidak cukup teknis — mereka membutuhkan sesuatu yang sesederhana memindai kode di ponsel mereka.

Mengapa Checkly Menonjol

Kami mengevaluasi beberapa platform HR, termasuk beberapa nama global. Sebagian besar terlalu rumit untuk kebutuhan kami, terlalu mahal, atau tidak dirancang untuk pasar Asia Tenggara. Checkly menonjol karena beberapa alasan.

Sistem clock-in kode QR adalah persis apa yang kami butuhkan. Kami menempatkan kode QR di setiap venue — satu di pintu masuk dapur, satu di meja depan. Staf memindai ketika mereka tiba dan ketika mereka pergi. Itu memakan waktu tiga detik. Tidak ada pembaca sidik jari untuk dipertahankan, tidak ada kartu yang hilang, tidak ada perangkat keras yang dipasang. Verifikasi GPS memberi kami kepercayaan bahwa clock-in itu sah tanpa mengganggu.

Sistem penjadwalan memahami kompleksitas kami. Kami bisa membuat template jadwal berbeda untuk setiap departemen — dapur, FOH, acara — dan menerapkannya dengan aturan visibilitas. Misalnya, kami menerbitkan roster bulan berikutnya pada tanggal 25 bulan saat ini, memberi staf waktu untuk merencanakan sambil mempertahankan fleksibilitas untuk membuat penyesuaian. Drag-and-drop membuat penugasan ulang shift menjadi mudah.

Manajemen cuti menjadi transparan dalam semalam. Staf mengirimkan permintaan melalui aplikasi, manajer menyetujui atau menolak dengan sekali sentuh, dan semua orang dapat melihat saldo cuti mereka yang tersisa secara real-time. Tidak ada lagi rantai WhatsApp atau catatan yang diperdebatkan.

Implementasi

Menjalankan Checkly naik dan berjalan sangat cepat. Kami menyiapkan perusahaan kami, menambahkan semua venue kami sebagai lokasi dengan koordinat GPS mereka, dan mengonfigurasi departemen dan template jadwal kami dalam satu sore. Keesokan paginya, kami mencetak kode QR, melamininya, dan memasangnya di setiap venue.

Pelatihan minimal. Kami melakukan walkthrough cepat 10 menit dengan setiap tim selama pengarahan shift mereka. Pertanyaan terbesar selalu “Itu saja? Aku hanya memindai ini?” — yang memberitahu Anda segalanya tentang pengalaman pengguna.

Sisi admin membutuhkan sedikit lebih banyak pengaturan. Kami mengonfigurasi template ketersediaan kami, menyiapkan aturan visibilitas jadwal, dan mengimpor saldo cuti yang ada. Tim Checkly responsif di seluruh — pertanyaan apa pun yang kami miliki dijawab dalam hitungan jam.

Apa Yang Berubah

Dampaknya langsung dan terukur. Inilah yang kami lihat dalam tiga bulan pertama:

Waktu dihemat untuk penjadwalan: Apa yang dulu membutuhkan waktu 4-5 jam per minggu sekarang membutuhkan waktu sekitar 45 menit. Sistem template berarti saya tidak membangun roster dari awal setiap minggu — saya menyesuaikan template dan menugaskannya. Ketika seseorang menelepon sakit, saya dapat melihat siapa yang tersedia dan menugaskan ulang shift dalam hitungan detik.

Akurasi penggajian: Perbedaan penggajian kami turun lebih dari 90%. Data kehadiran mengalir langsung ke dalam perhitungan penggajian kami — tidak ada lagi entri data manual, tidak ada lagi jam yang diperdebatkan. Lembur dihitung secara otomatis berdasarkan waktu clock-in dan clock-out aktual.

Visibilitas cuti: Staf akhirnya memiliki kejelasan tentang saldo cuti mereka tanpa meminta HR. Manajer dapat melihat cuti mendatang saat membangun jadwal, jadi kami menghindari masalah klasik menyetujui terlalu banyak permintaan cuti untuk periode yang sama.

Kesadaran operasional: Dasbor real-time menunjukkan kepada kami siapa yang saat ini masuk di setiap venue. Selama layanan, sekilas memberi tahu saya apakah kami sepenuhnya diisi atau jika saya perlu melakukan panggilan. Hanya visibilitas ini saja telah meningkatkan kemampuan kami untuk bereaksi terhadap tidak hadir.

Akuntabilitas staf: Bukan dalam arti hukum — tetapi dalam arti yang adil. Ketika kehadiran transparan dan konsisten, itu menghilangkan kebingungan menghadapi seseorang tentang keterlambatan berdasarkan ingatan manajer. Data berbicara sendiri, dan itu sebenarnya telah menjadi hal positif untuk semangat tim.

Gambar Besar

Selain peningkatan operasional, Checkly membebaskan saya untuk fokus pada apa yang seharusnya HR — pengembangan orang, membangun budaya, dan perencanaan strategis. Ketika Anda tidak tenggelam dalam tugas administratif, Anda dapat berinvestasi dalam program pelatihan, meningkatkan onboarding, dan bekerja pada strategi retensi.

Untuk grup perhotelan seperti kami di mana retensi staf adalah salah satu tantangan terbesar, memiliki lebih banyak waktu untuk inisiatif ini tidak ternilai harganya. Kami telah dapat memperkenalkan program mentorship, meningkatkan komunikasi manfaat kami, dan benar-benar memiliki percakapan bermakna satu-satu dengan anggota tim — hal-hal yang selalu “bagus untuk dimiliki” tetapi tersisihkan oleh pekerjaan admin.

Saran untuk HR Manager Lainnya

Jika Anda masih menjalankan operasi HR di spreadsheet dan aplikasi pesan, saran saya sederhana: lakukan pertukaran. Waktu yang Anda investasikan dalam menyiapkan sistem yang tepat membayar sendiri dalam bulan pertama.

Carilah platform yang memahami tantangan spesifik Anda. Bagi kami di Asia Tenggara, itu berarti dukungan Bahasa Indonesia, pemahaman tentang peraturan ketenagakerjaan lokal, harga dalam IDR, dan tim yang beroperasi di zona waktu kami. Checkly mencentang semua kotak itu.

Mulai dengan satu venue jika Anda gugup tentang perubahan. Kami meluncurkan ke semua venue sekaligus dan itu berfungsi dengan baik, tetapi pendekatan bertahap juga valid. Kunci adalah berhenti menundanya — setiap bulan Anda menunggu adalah bulan lain dari overhead administratif yang dapat dihindari.

Ke Depan

Kami sekarang mengeksplorasi fitur pelaporan lanjutan untuk memahami data tenaga kerja kami lebih baik — hal-hal seperti tren kehadiran berdasarkan departemen, periode cuti sakit puncak, dan pola lembur. Jenis analisis ini tidak mungkin ketika semuanya ada di spreadsheet terputus.

Checkly terus mengirimkan peningkatan secara teratur, dan fitur yang mereka bangun selaras dengan apa yang kami butuhkan di lapangan. Terasa seperti platform yang dibangun oleh orang-orang yang memahami realitas sehari-hari manajemen HR di wilayah ini — bukan produk Silicon Valley yang diadaptasi untuk pasar berkembang.

Untuk Locavore Group, Checkly bukan sekadar alat HR — ini telah menjadi tulang punggung cara kami mengelola tim kami. Dan itu persis apa yang kami butuhkan.